Embaucher et déclarer une assistante maternelle : tuto pour les nuls

Votre congé maternité touche à sa fin et vous confierez bientôt votre petite merveille à une nounou pour prendre votre relais. Voilà qu’à peine devenus parents, vous allez devenir aussi patrons ! Double dose de responsabilité, pile au moment où vous n’avez jamais été aussi fatigués, isn’t it ironic ?

Embaucher une assistante maternelle, calculer ses congés, lui verser un salaire… Un vrai plongeon dans les démarches administratives ! Avouez-le, vous n’aviez pas signé pour ça et c’est un peu la noyade… HELP minipouce !!!
Et bien chers lecteurs, chères lectrices, nous vous avons compris.es ! Voici notre guide qui vous explique point par point la marche à suivre pour établir un contrat qui corresponde à vos besoins, et vous aide à déclarer correctement votre toute nouvelle salariée.

Étape 1 : Définir les horaires d’accueil de votre enfant

Rappelons tout d’abord la définition d’une assistante maternelle : c’est une professionnelle de l’accueil des jeunes enfants qui garde votre bébé soit chez elle, soit au sein d’une maison d’assistantes maternelles (MAM). Ce terme n’inclut pas la garde à votre domicile. D’autre part, vérifiez que votre assmat est bien « agréée » par les services départementaux de la petite enfance. Cela a de l’importance, car sans cet agrément les droits et démarches ne seraient pas les mêmes ! Contrat assistant maternel.

Année complète ou incomplète

La première étape quand vous cherchez une assistante maternelle est de bien définir vos besoins en matière de garde :

• Est-ce que vous travaillez à temps plein ?
• Combien de semaines de congés avez-vous par an ?
• Avez-vous des RTT ?
• Prévoyez-vous de faire garder votre enfant par ses grands-parents au cours de l’année ?

Ceci permet de déterminer si vous êtes en année complète ou incomplète :

• Le nombre de semaines de garde maximum s’élève à 47 semaines, soit 52 semaines – les 5 semaines de congés payés de votre assmat.
  Cas n°1
  ➡️ c’est ce qu’on appelle une année complète.
• Vous faites garder votre enfant 2 semaines par an par vos parents, ou vous bénéficiez de 8 semaines de congés par an, ou bien vos dates de congés d’été ne coïncident pas avec celles de votre nounou ? Dans ce cas, la durée d’embauche sera inférieure à 47 semaines annuelles.
  Cas n°2
  ➡️ Vous êtes en année incomplète.

Voici un aperçu de la fiche à remplir

Pourquoi est-ce essentiel de savoir cela ? Parce que le salaire d’une assistante maternelle doit être mensualisé, et le calcul diffère entre année complète et incomplète.

• Cas n°1 : Le calcul en année complète inclut les 5 semaines de congés payés :(Nombre d’heures d’accueil hebdomadaire x 52 semaines x taux horaire convenu)/12
  
  Exemple : Vous confiez votre enfant 40 heures par semaine pendant 47 semaines par an, à un taux horaire de 4 € : 
  
  (40 h x 52 semaines) x 4 € = 8320 €/12 = 693,33 € de salaire par mois
  
• Cas n°2 : En revanche, pour calculer le salaire mensualisé en année incomplète, on exclut les 5 semaines de congés et on prend en compte le nombre de semaines de garde effectives : (Nombre d’heures d’accueil hebdomadaire x semaines de garde annuelles x taux horaire convenu)/12
  
  Exemple : Vous confiez votre enfant 40 heures par semaine pendant 42 semaines par an, à un taux horaire de 4 €  : 
  
  (40 h x 42 semaines) x 4 € = 6720 €/12 = 560 € par mois
  
  Les congés ne sont pas mensualisés, il faudra les verser en plus du salaire mensuel de votre assmat.

Les horaires quotidiens et hebdomadaires

Définir en avance vos besoins horaires pour votre bébé

Dans votre contrat, vous devrez mentionner les horaires et les jours d’accueil de votre tout-petit. Pour cela, il faut d’abord déterminer l’heure à laquelle vous le déposerez au domicile de votre assistante maternelle, et l’heure à laquelle vous viendrez le chercher. 

Exemple : il est accueilli de 8 h 30 à 17 h 30, 5 jours par semaine = le nombre d’heures journalières est donc de 9 h, et le temps d’accueil hebdomadaire de 45 h.

La durée légale de travail par semaine d’une assistante maternelle est de 45 h, au-delà on parle d’heures majorées.

Les horaires complémentaires, supplémentaires et spécifiques 

Là encore, il est important de comprendre les nuances pour faire votre déclaration correctement.

Exemple : Votre contrat prévoit un temps d’accueil de 42 heures par semaine, mais exceptionnellement votre nounou a travaillé 48 heures. Le calcul sera :

➡️ de 42 à 45 heures = 3 heures dites « complémentaires » (qui restent en dessous des 45 heures légales) ;

➡️ de 45 à 48 heures = 3 heures dites « supplémentaires » ou « majorées » (au-dessus de la limite des 45 heures).

En principe, les heures complémentaires ne sont pas majorées (sauf si le contrat de travail le prévoit). En revanche, il faut appliquer un taux de majoration pour les heures supplémentaires.

Enfin, selon votre situation personnelle, on peut parler aussi d’« horaires spécifiques » ou « atypiques ».
➡️ Cette catégorie s’adresse aux parents qui travaillent et sont dans l’obligation de faire garder leur enfant la nuit entre 22 h et 6 h du matin, le dimanche ou les jours fériés.

Bon à savoir : Le contrat pose un cadre, mais si exceptionnellement vous avez besoin d’augmenter ou de modifier le temps d’accueil, cela peut être discuté avec votre assistante maternelle, moyennant le respect d’un délai de prévenance.

Les contraintes légales des horaires de l’assistante maternelle

La convention collective des assistantes maternelles pose des limites aux horaires d’accueil des jeunes enfants : 

• Votre nounou doit avoir 11 heures de repos consécutives quotidiennes, donc elle peut travailler au maximum 13 heures par jour, tous enfants confondus.
• Elle doit bénéficier de 35 heures de repos consécutives hebdomadaires, de préférence le dimanche. Elle ne peut donc pas travailler plus de 6 jours consécutifs (en tenant compte de tous les enfants qu’elle a en garde). 
• La durée de travail hebdomadaire ne doit pas excéder 48 heures maximum, en moyenne sur une période de 4 mois. Cette règle peut néanmoins être assouplie avec l’accord écrit de l’assistante maternelle.
• Le travail pendant les jours fériés doit être discuté et prévu par écrit au contrat.

Étape 2 : Comprendre le salaire de l’assistante maternelle 

Le salaire horaire de votre assistante maternelle

Définir le salaire de l’assistant.e maternel.le

Le salaire d’une assistante maternelle s’exprime en taux horaire. Le taux minimum légal d’une assistante maternelle agréée en France en 2024 s’élève à 3,59 € brut de l’heure. Vous ne pouvez pas la rémunérer en dessous de ce seuil. D’après une étude menée par Yoopies, le salaire moyen d’une assistante maternelle en France s’élevait à 3,78 € en 2023. Mais cela cache de fortes disparités selon les régions, en fonction de l’offre et de la demande locale. Dans certains endroits, les nounous croulent sous les sollicitations et peuvent faire valoir leurs conditions sans négociation. C’est ce taux qu’il faut multiplier par le volume horaire hebdomadaire et annuel, puis diviser par 12, pour obtenir le salaire mensuel. À cela on ajoute ensuite les indemnités.

Les indemnités d’entretien

Les indemnités d’entretien sont obligatoires. Elles constituent un défraiement des dépenses engagées par l’assistante maternelle pour les besoins de son métier : frais de chauffage, achat ou renouvellement des jeux, jouets, articles de puériculture, etc. Le montant minimum fixé par la convention collective s’élève à 3,74 € pour une journée de 9 h. Si l’enfant est gardé moins longtemps, ce tarif peut diminuer, mais il ne peut en aucun cas être inférieur à 2,65 € par jour. En revanche, il n’existe pas de maximum, les assistantes maternelles ont le droit d’appliquer le montant qu’elles souhaitent. Les indemnités font donc partie de la négociation à avoir lors de votre entretien d’embauche.

Les indemnités de repas

Les indemnités de repas sont facultatives, elles dépendent de l’accord que vous avez avec votre assistante maternelle :

• Si c’est elle qui prépare le repas de votre enfant, vous devrez lui régler un forfait. Aucun montant n’est officiellement fixé, mais l’usage semble tourner autour de 2 à 4 € par repas, et 1 € par goûter fourni.
• Si vous apportez le repas de votre tout-petit, vous n’avez pas d’indemnités à régler. Vous devez cependant remplir une attestation fiscale pour votre assistante maternelle, pour estimer le montant de vos repas. Votre nounou doit les déclarer aux impôts comme avantages en nature. Si aucun montant n’est précisé, l’administration applique un forfait de 4,90 € par repas, ce qui est en général plus élevé que la réalité, et donc défavorable pour elle.
  
  ➡️  Pour ne rien oublier chez la nounou, voici la checklist pour remplir le sac à langer.

Les frais kilométriques

Les frais kilométriques surviennent lorsque l’assistante maternelle est amenée à faire des trajets en voiture avec votre bébé, à votre demande. Dans ce cas, le montant de l’indemnité est évalué selon le barème fiscal en vigueur en fonction du nombre de kilomètres effectués.

Salaire brut et salaire net

Comme tout salarié, l’assistante maternelle est assujettie aux cotisations salariales, mais en tant que particulier-employeur vous êtes aussi redevable des cotisations patronales.
Pas de panique : si votre enfant a moins de 6 ans, la CAF prend en charge 100 % de ces cotisations patronales et salariales dans le cadre du Complément de Libre choix de Mode de Garde (CMG). Mais il y a une condition essentielle à respecter : le salaire journalier de votre nounou ne doit pas excéder 5 SMIC horaire, soit 58,25 € par jour.
⚠️ Attention à ne pas dépasser ce seuil, sous peine de voir vos frais de garde s’envoler !

Comment payer votre assistante maternelle ?
Vous lui versez chaque mois son salaire net.

Celui-ci équivaut à : Salaire brut – Cotisations salariales (environ 22 %) = Salaire net.

Pour calculer le salaire net de l’assistante maternelle, vous pouvez utiliser le simulateur mis à votre disposition par Pajemploi. 

Les majorations de salaire 

Si lors d’un mois, il y a eu des heures supplémentaires (entre 45 et 48 h par semaine), une majoration s’applique. Elle devra être déclarée et versée le mois en cours. La convention collective prévoit un minimum de 10 % de plus sur le taux horaire, mais cela peut aller jusqu’à 25 %. Tout dépend de votre négociation avec votre employée et du montant que vous aurez indiqué au contrat.

Étape 3 : Prendre en compte les aides financières auxquelles vous avez le droit

Le complément de libre choix du mode de garde (CMG)

Le CMG est une aide financière non négligeable apportée aux parents qui ont recours aux services d’une assistante maternelle pour faire garder leur enfant. Il fait partie de la PAJE (Prestation d’Accueil du Jeune Enfant), et s’ajoute à la prime de naissance et à l’allocation de base que vous percevez jusqu’aux 3 ans du petit. Le montant dépend de vos ressources, du nombre et de l’âge des enfants que vous faites garder. Le CMG ne peut pas couvrir la totalité de vos frais de garde, au minimum 15 % du salaire de votre employée restera à votre charge. 

Quelques conditions à connaître pour toucher le CMG : 

• votre enfant doit avoir moins de 6 ans ;
• au moins 1 des 2 parents doit travailler ou être en recherche d’emploi ;
• vous devez employer une assistante maternelle pendant au moins 16 heures par mois ;
• vous devez embaucher une assistante maternelle agréée ;
• le salaire de votre assistante maternelle ne doit pas excéder l’équivalent de 5 SMIC, soit maximum 58,25 € brut par jour et par enfant.

Pour obtenir le CMG, il faut en faire la demande à la CAF. Par contre, vous obtiendrez le versement de l’allocation via Pajemploi lorsque vous effectuerez la déclaration mensuelle de votre nounou. 

➡️ Certaines situations peuvent donner droit à des aides supplémentaires telles que le CMG majoré ou l’Agepi pour les parents isolés au chômage par exemple. Il arrive aussi que des comités d’entreprise ou des collectivités locales prévoient des aides financières pour la garde d’enfants. Renseignez-vous !

Le crédit d’impôt

Recourir aux services d’une assistante maternelle vous donne le droit à un crédit d’impôt. Celui-ci s’élève à 50 % des sommes versées par les parents, dans la limite de 3500 € par an. Le crédit d’impôt maximum est donc de 1750 € par enfant par an.

Le calcul pris en compte par les impôts inclut le salaire et les indemnités d’entretien (forfait retenu 2,65 €/journée d’accueil) versés à votre nounou. Mais il exclut les autres indemnités. Le CMG et les éventuelles aides reçues sont déduits du calcul.

Bon à savoir : Vous pouvez bénéficier du crédit d’impôt, même si vous ne payez pas d’impôt !

Étape 4 : Calculer les congés payés et les absences

Les congés payés

Voici dans les grandes lignes ce qu’il faut savoir sur les congés payés de votre nounou :

• La période de référence prise en compte pour les assistantes maternelles commence au 1er juin et se termine au 31 mai de l’année suivante. 
• La durée maximale de congés est de 30 jours ouvrables par an (soit 5 semaines, car le samedi est inclus dans les jours ouvrables). 
• Si aucun accord n’est trouvé sur la période de congés, et que votre assmat garde plusieurs enfants, c’est elle qui décide de ses dates. En revanche, si elle ne garde que votre enfant, c’est vous qui imposez vos dates.
• L’assistante maternelle doit pouvoir bénéficier d’une période de congés d’au moins 12 jours ouvrables entre le 1er mai et le 31 octobre, mais qui ne peut pas excéder 24 jours de congés pris d’affilée en une seule fois. 
• Si votre nounou souhaite prendre plus de jours qu’elle n’en a acquis, elle en a le droit, mais ils ne lui seront pas payés. On parle alors d’un congé sans solde. 
• Une assistante maternelle qui est mère d’un ou plusieurs enfants de moins de 15 ans peut bénéficier d’un congé « enfant à charge » sous certaines conditions, en restant toujours dans un maximum de 30 jours ouvrables par an. Elle peut aussi dans certains cas avoir le droit à des congés fractionnés.

➡️ Lors d’une année complète, votre nounou acquiert 2,5 jours ouvrables chaque mois complet travaillé. Les congés payés sont inclus dans le salaire mensuel.

➡️ Lors d’une année incomplète, les congés ne sont pas compris dans le calcul du salaire mensuel. Il faut les verser en plus, selon les modalités prévues au contrat : soit en une seule fois au moins de juin, soit en une seule fois au moment des congés principaux, soit au prorata de la prise de congés. Il est donc important de faire un décompte précis des jours acquis et posés par votre nounou, non seulement pour lui verser le bon montant d’indemnité de congés payés, mais aussi pour faire votre déclaration mensuelle. Pour cela, Pajemploi vous propose une fiche complète qui reprend en détail tout ce qu’il faut savoir à ce sujet. Si un doute subsiste, les relais petite enfance près de chez vous peuvent aussi répondre à vos questions.

Les absences, quand dois-je payer ?

Votre nounou, ou vous-mêmes, pouvez être exceptionnellement absents. Voici quelques cas qui peuvent se produire, et leurs effets sur la rémunération de votre employée.

En tant que particulier-employeur, dois-je payer si : 

• L’assistante maternelle est malade ?
  
  ❌ Non, ses arrêts maladie sont pris en charge par la Sécurité sociale.
  
  
• L’assistante maternelle est absente pour événement familial (mariage, décès) ?
  
  ✅ Oui, elle a le droit à un nombre de jours rémunérés pour événement personnel.
  
  
• L’enfant de l’assistante maternelle est malade ?
  
  ❌ Non si c’est elle qui souhaite ne pas travailler (dans ce cas, elle peut sous conditions obtenir un congé enfant malade).
  
  ✅ Oui, si c’est vous qui ne souhaitez pas que votre enfant soit en contact avec le sien.
  
  
• Mon enfant est malade ?
  Ça dépend !
  
  ❌ Non, vous pouvez déduire 5 jours par an pour enfant malade sur présentation d’un certificat médical, pendant lesquels vous ne rémunérez pas votre nounou. De même, si votre tout-petit est malade ou hospitalisé pendant 14 jours consécutifs, vous ne lui versez pas de salaire.
  
  ✅ Une contrainte cependant : au-delà de 14 jours de maladie, la rémunération doit reprendre, sinon le contrat est rompu. En revanche, les indemnités ne sont pas dues lorsque l’enfant est absent.
  
  👉 Attention : ces règles ne s’appliquent que si rien d’autre n’est mentionné au contrat. Une assistante maternelle peut ajouter une clause qui lui est plus favorable, en cas de maladie de votre enfant.
   

Étape 5 : Embaucher votre assistante maternelle en signant un contrat de travail

La signature d’un contrat de travail entre les parents employeurs et l’assistante maternelle est obligatoire. Le contrat doit respecter à la fois le droit du travail, mais aussi la convention collective des assistantes maternelles. Il pose un cadre légal, mais il reprend aussi des clauses qui peuvent être négociées à l’avantage de votre nounou.

Voici un petit récapitulatif des mentions obligatoires et des points à discuter avec votre future salariée avant l’embauche :

• le numéro d’agrément et le numéro d’assurance de l’assistante maternelle ;
• le numéro Pajemploi des parents ;
• la date d’embauche ;
• les jours et les horaires d’accueil par semaine ;
• le nombre de semaines de garde par an (année complète ou incomplète) ;
• le temps de période d’essai ;
• le taux horaire du salaire et le montant du salaire mensualisé ;
• le montant des indemnités d’entretien ; 
• la valeur des repas fournis par les parents ou les indemnités de repas si ceux-ci sont préparés par l’assmat ;
• le pourcentage appliqué sur les heures majorées ;
• les modalités de paiement des congés si vous êtes en année incomplète (en une fois ou au prorata) ;
• la gestion et la rémunération des absences imprévues (si votre enfant est malade par exemple) ;
• le travail les jours fériés s’il y a lieu ;
• le délai de prévenance pour modification de l’emploi du temps, etc.

Plus le contrat est précis, moins il y a de risque de malentendu. Pour vous aider, la PAJE a prévu des modèles prêts à l’emploi.

Bon à savoir : Dans le cas d’un accueil régulier, on signe en général un CDI. Le CDD est utilisé pour un accueil occasionnel (par exemple, une garde exceptionnelle avec une autre nounou, pendant les congés de l’assistante maternelle habituelle).

➡️ Découvrez comment reprendre le travail après bébé sans culpabiliser.

Étape 6 : Faire les démarches pour déclarer votre assistante maternelle

Faire une demande de CMG auprès de la CAF

Vous devez d’abord faire la demande de CMG auprès de la CAF le mois de l’embauche de votre assistante maternelle. C’est cette démarche qui va ouvrir vos droits aux allocations. La CAF transmet ensuite votre dossier à Pajemploi qui va vous attribuer un numéro de Siret. Elle vous enverra aussi vos identifiants de connexion par courrier, pour que vous puissiez vous inscrire sur la plateforme. 

S’inscrire sur Pajemploi

Tout se fait ensuite sur Pajemploi : vos déclarations mensuelles, le paiement des cotisations salariales et patronales par la CAF, et le versement du CMG au parent employeur. Lors de votre première connexion, vous devrez renseigner les coordonnées des 2 parties, et bien cocher la case « assistante maternelle agréée ».  

Déclarer votre assistante maternelle

Chaque mois, vous devrez déclarer la situation de votre employée entre le 25 du mois et le 5 du mois suivant. C’est votre déclaration qui déclenche le versement des aides. 

Les éléments à remplir reprennent les conditions de votre contrat :

• le nombre d’heures normales (prévues au contrat) ;
• le nombre de jours travaillés ;
• le nombre de jours de congés payés ;
• éventuellement le nombre d’heures complémentaires et majorées ;
• le salaire net total (hors indemnités) ;
• les indemnités d’entretien ;
• les autres indemnités éventuelles.

Chaque fin de mois, vous déclarez en ligne.

Quelques jours après votre déclaration, Pajemploi met à disposition 2 documents :

• la fiche de paie transmise directement à votre assistante maternelle ;
• votre relevé mensuel qui récapitule les informations liées au versement du salaire, le total des cotisations prises en charge par la CAF et le montant du CMG.

En matière de garde d’enfant, les situations sont diverses et variées !
Pour embaucher une assistante maternelle, il faut donc faire ses calculs en fonction de son profil et de ses besoins ! Néanmoins, dans tous les cas, les étapes importantes d’un point de vue administratif sont toujours les mêmes : définir les horaires et le salaire, décompter les congés et demander les aides financières. Lors de la signature du contrat, il peut y avoir des négociations, mais il faut aussi veiller à trouver le meilleur accord possible avec votre nounou pour créer dès le début une relation harmonieuse basée sur la confiance. Tout le monde y gagnera : vous, elle et surtout bébé !

➡️ Pour bien choisir votre mode de garde, lisez aussi notre guide.

Sources : 
Convention collective des assistantes maternelles
Service public.fr
CAF.fr
Pajemploi